|
Drejebog til
sponsorsvømning (Tovholderen er vigtig, skal have kendskab til
databaseprogrammet Acces) | ||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(ugenumrene er kun
vejledende!) | |||||||||||||||
|
Aktiviteter - opgaver
der skal klares ifm.
Sponsorstævnet |
Hvem |
Hvornår |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
|
Før stævnet (Selve
projektet startes for alvor efter
vinterferien) |
ansvar |
dato-frist |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opdatere opgaveliste og
tidsplan, holde det hele i gang, samle trådene |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opdatere/revidere gl.
liste med alle sponsorer (Acces-database) |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opdatere/udskrive sedler
til sponsoraftaler og folder (Acces-basen) |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opdatere/udskrive
sponsorfordeling på ruter/svømmere (Acces-basen) |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Aflyse svømmehold,
informere svømmehallens personale om datoen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Skrive artikel til avisen
om sponsorgang |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dele sponsorpapirer ud
til svømmerne |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sponsorgang (Evt. først
et brev, dernæst besøg) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tilbagemelding til tovholder (sponsorgang, prognose til Acces-basen) |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Skrive artikel til avisen
om stævnet |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opdatere/udskrive
tællelister til banetællere |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opdatere/udskrive program
for afviklingen til opslag |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opdatere/udskrive program
og sponsorliste til speaker m. fl. |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Skaffe
velkomsttaler |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Gruppefoto og portrætter
til sponsordiplomer (Husk sponsor T-sirts) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Arrangere bespisning i
hallen - køb af øl og vand m.v. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hverve 6 banetællere, 6
kagebagere og evt. andre hjælpere |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Arrangere underholdning
(hvis holdkapper også kontakte
politikere) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Skaffe præmier til holdkapdeltagere - (vin skal pakkes forsvarligt
ind) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Købe/skaffe gavekort til
svømmerpræmier |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Skaffe (sponsor-)gaver
til lodtrækningen under stævnet |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Informere alle
involverede via e-mail og tlf. de sidste dage før
stævnet |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Forberedelse,
koordinering og afprøvning af edb i god tid |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Stævnet
(normalt midt i april) - se programmet
nedenfor |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Efter
stævnet |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Skrive artikel og maile til aviserne efter stævnet gerne med
fotos… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Beskære portrætter til
90x110 mm (flettes til Acces-diplomer) |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bestille takkeannonce i
HP i god tid (diplomer med posten samme dag) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Udskrive følgebreve med
girokort til sponsorerne (nummererede) |
Tovholder |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Indsætte fotos på
diplomer og udskrive på kraftigt papir 100-160 g/m2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Maile
sponsorliste til takkeannonce i HP (Husk
korrekturlæsning) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Maile
gruppefoto til takkeannoncen i Haslevposten
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Diplomer + giro til
sponsorer i A4-kuverter (annullér betalte
girokort) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Evaluering, opfølgning og
opdatering på projektplan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Program for
sponsorstævnet - minut for minut |
|||
|
Klokkeslæt |
Aktivitet |
Ansvarlige og/eller
involverede |
|
|
16:00 |
Fotografering |
o Fotografen
klarer portrætfotografering og gruppebillede af svømmerne. |
|
|
16:30 |
|
o
K-formanden hænger stævneprogram op på flere synlige
steder. |
|
|
o Tovholder tester edb'en en sidste gang (bærbar pc? printer?
papir?) |
|||
|
o Tovholder udskriver banetællerlister og
speakerliste i god tid |
|||
|
o
Speakeren forbereder musik og sætter speakerbord op. |
|||
|
o
Speakeren afprøver anlægget. |
|||
|
17:00 |
Møde i buret om evt. løse ender i programmet. |
o
K-formand, speaker og tovholder
samler evt. løse ender sammen med alle involverede. |
|
|
o
Banetællerne udpeges for en ledende banetæller |
|||
|
17:10 |
Forfriskninger anrettes |
o
Et par udvalgte forældre finder & anretter
forfriskninger i svømmehallen: Kaffe, evt. vin i karton, øl/vand (i
plastflasker) og sandwich og kager. |
|
|
|
|||
|
17:10 |
Banetællere instrueres |
o
Ledende banetæller sørger for stole papirer, skriveunderlag
og blyanter m.v. til banetællerne: |
|
|
17:15 |
Folk begynder at dukke op |
o
K-formand og tovjholder svarer på
spørgsmål fra hjælpere og indbudte gæster om programmet. |
|
|
o
Den underholdningsansvarlige informerer speakeren om
underholdningen, så han/hun kan være lidt på forkant, når hun
kommenterer… |
|||
|
17:25 |
|
o
Alle er på plads |
|
|
17:30 |
Indmarch når Tovholderen (eller en anden udvalgt) starter musikken |
o
Indmarch højre om bassinet (mod uret) |
|
|
o
Først fra pigeomklædningen, dernæst forbi drengeomklædningen
til alle står bag vipperne |
|||
|
o
Indbudte gæster, bestyrelsesmedlemmer, svømmere og
trænere |
|||
|
o
K-træneren styrer drengene |
|||
|
o
K-træneren (hvis vi har sådan én - ellers en af de store
K-piger) styrer pigerne |
|||
|
o Tovholderen eller en anden udvalgt sørger for
musik |
|||
|
o
Speakeren annoncerer en evt. taler (borgmesteren eller
formanden). |
|||
|
17:35 |
Velkomsttale (max. 5 minutter) |
o
Formanden byder velkommen. |
|
|
17:40 |
Underholdning (imens gøres banetove klar) |
o
Speakeren annoncerer underholdningen (fx en dyst mellem
bestyrelsen og indbudte lokalpolitikere eller folk dykkerklubben |
|
|
o
Den underholdningsansvarlige instruerer holdene, så vi ved
hvad der skal foregå. |
|||
|
o
Den underholdningsansvarlige fløjter løbet i gang og er
dommer, Speakeren er overdommer. |
|||
|
o
Den underholdningsansvarlige fløjter kampen af ca.
17:50 |
|||
|
o
K-trænerne og udvalgte k-svømmere gør banetove klar i den lave ende, hvis ikke de allerede
er i. |
|||
|
|
|||
|
17:55 |
Præmieoverrækkelse |
o
Vinderne kåres |
|
|
o
Formanden uddeler præmier fx vin - (NB: Vinen skal være
pakket forsvarligt ind, så vi ikke risikerer glasskår i hallen). |
|||
|
o
K-svømmerne trækker banetove, når
k-træneren siger til. |
|||
|
o
Den ledende banetæller viser banetællerne på plads |
|||
|
o
Formanden m.fl. viser de indbudte underholdere/gæster
(politikere, dykkere) bordet med forfriskninger. |
|||
|
o Den
ledende banetæller informerer om prognoser hvert 20. minut. Marianne husker svømmerne på at
fuldføre de sidst påbegyndte 50 meter. |
|||
|
18:00 |
Selve sponsorsvømningen - evt. lodtrækningspræmier undervejs? |
o
K-træneren fløjter/skyder svømningen i gang. |
|
|
o Denden banetæller er tidtager, speakeren er
ekstraur |
|||
|
o
En udvalgt forælder fotograferer (ofte den der også har
klaret portrætter og gruppefoto) |
|||
|
o
Speakeren informerer om gættekonkurrencen og
lodtrækningspræmier. |
|||
|
o
Et par udvalgte forældre åbner forplejningsdepotet (hold
nogle sandwicher tilbage til svømmerne). |
|||
|
o
Den ledende banetæller rapporterer om hvor langt svømmerne
er nået. Tovholderen udregner prognoser til
Speakeren. |
|||
|
o
En udvalgt forælder tager sig af lodtrækningen, så Marianne
kan nævne de heldige. |
|||
|
o
18:20 + 18:40 - Speakeren nævner, hvornår banetællerne skal
sætte ring om det antal meter, svømmerne har nået. |
|||
|
o
Speakeren kommer med prognoser over højtalerne |
|||
|
o
Speakeren lukker for gættekonkurrencen, når Essendrop siger til. |
|||
|
19:00 |
Svømningen slutter |
o Tovholderen udregner resultater. |
|
|
Oprydningen går i gang |
o
Alle involverede hjælper med oprydning |
||
|
19:10 |
Resultatet kundgøres |
o
Speakeren kundgør resultatet over højtalerne og K-formanden
uddeler præmier til de svømmere, der har svømmet og/eller tjent mest. |
|
|
Vindere af præmier nævnes. |
|||
|
Svømmerne fodres af |
|||
|
19:30 |
Stævnet slutter |
o
Speakeren takker på behørig vis |
|